📌 Реляційні бази даних, їхні об’єкти. Ключі й зовнішні ключі

Відповідно до створеної схеми сутність-зв'язок, можна розпочинати створення бази даних. Для цього скористаємось програмою Access пакету Microsoft Office.

Для початку – відкриємо існуючу базу даних та розглянемо її об’єкти. При відкриванні бази даних нам потрібно розблокувати її вміст, тож слід уважно читати текст оголошення і надавати доступ до вмісту бази даних.

Усі об’єкти згруповані за типами: Таблиці, Запити, Форми, Звіти тощо.

• Таблиці – призначені для зберігання даних.
• Запити призначені для автоматизації пошуку даних за заданими критеріями, а також використовуються для додавання, видалення та оновлення даних.
• Форми підвищують зручність роботи з даними.
• Звіти створюються для підтримки документообігу і дозволяють гнучко відображати дані.

Створимо нову базу даних та даємо їй ім’я.

Можна зауважити, що програма перебуває на закладці роботи з таблицями, а точніше у режимі перегляду Вигляд, тобто робота з наповненням таблиці. 

Нагадаємо, що у програмі Access створюються реляційні бази даних, тобто такі, що базуються на таблицях, що описують однотипні об’єкти – вони відповідають сутностям моделі сутність-зв'язок. 

Пригадаємо, що у цій моделі сутності володіють певними атрибутами – вони відповідають стовпцям таблиці, а значення атрибутів містяться у відповідних клітинках. Набір атрибутів у рядку описує екземпляр об’єкта.

Наприклад, зображена таблиця є некоректною, бо атрибути об’єкта мають бути назвами стовпців, а не вмістом клітинок.

Для того, щоб визначити структуру цих об’єктів, перейдемо у режим подання Конструктор. При цьому потрібно зберегти таблицю під певним іменем. Таблиці у базі даних відповідають сутностям моделі сутність-зв'язок. Тож даємо назву Учні і переходимо у режим редагування структури таблиці. Тут необхідно задати назви стовпців та типи даних, котрі у них будуть зберігатись. 

У першому рядку вкажемо кодовий номер учня, призначивши йому тип Автонумерація. Це означає, що у стовпчику будуть автоматично генеруватись послідовні числа, унікальні для кожного запису. Це поле вже містить знак ключа, який вказує на те, що перед нами ключове поле. Наступні поля – прізвище та ім’я, котрі будуть містити текстові дані – цей тип пропонується автоматично.

Наступне поле – стать, теж текстове, але для внесення даних достатньо однієї літера: ж або ч. Тому вкажемо властивість цього поля – розмір рівний 1.

Далі – дата народження, для якої потрібно обрати тип даних Дата й час, формату «короткий формат дати».

Середній бал – числове поле, причому розміром «Одинарне значення» - це дозволить вказувати дробові числа.

Коротко ознайомимось з іншими типами даних, котрі підтримує Access.

Обираючи тип даних для поля, потрібно врахувати зручність подальшої роботи і максимально спростити введення та обробку даних. Так, при можливості варто використовувати поля з авто нумерацією, зокрема у ключових полях замість того, щоб вносити коди вручну.

Деякі поля, містячи числа, залишаються текстовими, наприклад, номер паспорта чи номер телефону. Для них буває корисно передбачити шаблони введення, такі як Дві великі букви-чотири цифри – Дві великі букви LL0000LL. Або три цифри-чотири цифри-три цифри (999)-0000-000.

Також потрібно подбати про визначення ключових полів, котрі можуть складатися з одного поля, кількох або потребувати додаткового поля, якщо даних таблиці недостатньо.

Закриваючи таблицю, зберігаємо її та можна внести дані у відповідні клітинки.

Зверніть увагу, Код заповнюється автоматично, у поле стать не можна внести більше 1 символу, а дата народження має бути коректною датою. Для оптимального підбору ширини стовпців можна скористатись контекстним меню стовпця.

Заповнивши таблицю, її можна зберегти та закрити.

Для створення нової таблиці перейдемо на стрічку меню Створити і оберемо Таблицю. У вже знайомий спосіб створимо таблиці Вчителі та Класи. Для першої з них ключовим полем буде паспорт, а решта полів: Прізвище, Ім’я, По батькові– текстові, а Стаж – числове (ціле число). Зверніть увагу в режимі введення даних – неможливо ввести два однакових значення паспорта, також неможливо залишити це поле порожнім.

У таблиці Класи буде єдине поле – назва класу, воно буде ключовим.

Внісши усі дані, базу даних можна закривати.